Entiende la ley: Registros contables para personas jurídicas  por Ramsés Owens, Abogado en Panamá
19 dE enero dEl 2017

Entiende la ley: Registros contables para personas jurídicas

Que establece la obligación de mantener registros contables para determinadas personas jurídicas y dicta otras disposiciones.

Seguidamente presentamos un resumen de los aspectos más importantes de la Ley 52 de 2016, la cual establece la obligación de mantener registros contables para determinadas personas jurídicas y dicta otras disposiciones, empezando a regir el 1 de enero de 2017:

1. Se establece la obligación de llevar registros contables y documentación de respaldo para todas aquellas personas jurídicas panameñas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de Panamá.

Se entiende como “registros contables” a los datos que indican clara y precisamente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos, patrimonio, y que permitan determinar la situación financiera de las mismas, así como preparar sus estados financieros. La amplitud de los registros contables dependerá de la complejidad y magnitud de la actividad a la que se dedique cada persona jurídica.

Igualmente, se entiende como “documentación de respaldo” a los contratos, facturas, recibos o cualquier otra documentación necesaria para sustentar sus transacciones.

El término “persona jurídica” abarca a las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada o de cualquier otro tipo con fines mercantiles, así como fundación de interés privado constituidas y vigentes de acuerdo con las leyes de Panamá.

2. Los registros contables y la documentación de respaldo deberán mantenerse en las oficinas de su agente residente en Panamá, o en cualquier otro lugar dentro o fuera de Panamá, según lo determinen sus organismos de administración (directores, administradores, consejo fundacional o cualquier otro órgano que la administre, según le corresponda).

Éstos deberán conservarse y estar disponible por un periodo no menor a cinco (5) años contados a partir de:

  • Él último día del año calendario dentro del cual las transacciones que aplican para sus registros fueron completadas.
  • El último día del año calendario en el cual la persona jurídica cesó sus operaciones.

En caso de que los registros contables y documentación de apoyo se conserven en un lugar distinto a las oficinas del agente residente, las personas jurídicas proporcionarán a éste, por escrito, la siguiente información:

  • Dirección física donde se mantienen.
  • Nombre y datos de contacto de la persona que los mantiene bajo custodia.

Cualquier cambio en la dirección física o contacto de quien conserva la documentación deberá ser informado por escrito al agente residente en un periodo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en que se aprobó el cambio respectivo.

Si la persona jurídica mantiene los registros contables y documentación de apoyo fuera de Panamá, ésta deberá proporcionarlos al agente residente dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que fueron requeridos a dicho agente residente por parte de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas (en adelante, la “Autoridad Competente”)

3. Si la documentación requerida por la Autoridad Competente no fuese proporcionada por la persona jurídica al agente residente dentro del plazo antes señalado, dicho agente residente estará obligado a renunciar como tal en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de terminación del plazo indicado en el párrafo anterior.

La renuncia del agente residente que se haga bajo estas condiciones deberá ser presentada por escrito al Registro Público para su inscripción, libre de cualquier cargo. Tampoco se requerirá del uso de papel simple habilitado. La renuncia se inscribirá aun cuando la persona jurídica no se encuentre al día en el pago de su tasa única anual.

En caso de que el agente residente no inscriba en el Registro Público su renuncia en el plazo anteriormente señalado, la Autoridad Competente le impondrá una multa de quinientos balboas (B/.500.00), y ordenará al Registro Público la remoción definitiva de dicho agente residente, lo cual tendrá como consecuencia que éste no pueda volver a inscribirse como tal para la misma persona jurídica.

En los casos de remoción del agente residente de acuerdo con lo antes mencionado, el Registro Público no podrá inscribir un nuevo agente residente para la persona jurídica hasta que la Autoridad Competente le comunique que se han subsanado las causales que dieron origen a la sanción.

4. El Registro Público de Panamá suspenderá los derechos corporativos a la persona jurídica que permanezca sin designar un agente residente por un periodo mayor a noventa (90) días calendario luego de su renuncia, remoción o terminación de la existencia de su agente residente anterior.

5. El agente residente está obligado a mantener un registro del lugar donde las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de Panamá conservan sus registros contables y documentación de respaldo para los casos en que sea en un lugar distinto a las oficinas de dicho agente residente.

Este registro deberá contener lo siguiente:

  • Nombre de la persona jurídica.
  • Dirección física donde se encuentran los registros contables y documentación de respaldo.
  • Nombre de la persona que mantiene bajo su custodia los registros contables y la documentación de respaldo.
  • El agente residente está obligado a mantener copia de los registros de acciones y de las acciones de aquellas sociedades anónimas que actúen bajo estas condiciones.

6. Las personas jurídicas que incumplan con lo relativo a mantener los registros contables, serán sancionadas con multa de Diez Mil Balboas (B/.10,000.00), más Cien Balboas (B/.100.00) por cada día que transcurra sin que se subsane la causa que dio lugar al incumplimiento.

7. Como consecuencia de todo lo anterior, se ha modificado el Artículo 73 del Código de Comercio, de manera las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consumen o surtan sus efectos dentro de Panamá ahora deben mantener los registros indispensables de contabilidad.

Por otro lado, se ha modificado el Artículo 318-A del Código Fiscal, de tal forma que la renuncia del agente residente pueda inscribirse aun cuando la persona jurídica no se encuentre al día en el pago de su tasa única anual.

En este mismo Artículo se ha dispuesto que el Registro Público suspenda los derechos corporativos a la persona jurídica que permanezca sin designar un agente residente por un periodo mayor a noventa (90) días calendario luego de su renuncia, remoción o terminación de la existencia de su agente residente anterior.

El Artículo también dispone la suspensión de los derechos corporativos a la persona jurídica que se encuentre morosa en el pago de alguna multa o sanción impuesta y debidamente ejecutoriada, previa orden de autoridad competente. También se suspenderán los derechos corporativos por la morosidad en el pago de la tasa única anual por tres (3) años consecutivos. A través del Órgano Ejecutivo se reglamentará la forma en que deberá ser presentada la orden de suspensión.

La inscripción en el Registro Público de la suspensión de derechos corporativos de una persona jurídica tendrá los siguientes efectos, mientras dicha suspensión se mantenga:

  • No podrá iniciar procesos legales, realizar negocios o disponer de sus activos.
  • Imposibilidad para hacer reclamos o ejercer algún derecho.
  • Imposibilidad de hacer actuaciones corporativas que sean obligantes para la persona jurídica.

No obstante, cuando a una persona jurídica se le hayan suspendido los derechos corporativos, podrá hacer lo siguiente:

  • Solicitar su reactivación.
  • Gestionar la defensa de cualquier proceso en su contra.
  • Continuar los procesos legales iniciados antes de la fecha de la suspensión.

Una vez inscrita la suspensión, la persona jurídica contará con un plazo de dos (2) años para ser reactivada. Durante este periodo cualquier organismo de administración, accionista, socio, agente residente o tercero interesado podrá solicitar la reactivación. Quien solicite la reactivación deberá pagar una multa de Mil Balboas (B/.1,000.00) a la autoridad competente que dictó la orden de suspensión y subsanar las causales que dieron origen a tal medida. El Órgano Ejecutivo reglamentará el procedimiento para la reactivación

Expirado el plazo de dos (2) años sin que se haya producido la reactivación de la persona jurídica, el Registro Público procederá con la cancelación definitiva, por lo que la misma se entenderá disuelta de manera definitiva. Una vez disuelta, iniciará el proceso de liquidación de acuerdo con la ley.

Por otro lado, se ha adicionado el Artículo 9-A a la Ley 2 de 2011 (Conoce a tu Cliente para Agente Residente), estableciendo que el agente residente debe expedir una Certificación en la que conste su consentimiento para que se lleve a cabo el cambio del mismo en una persona jurídica determinada, a la vez que deja constancia que no se le adeudan honorarios por ejercer dicho cargo. La Certificación deberá emitirse cuando la persona jurídica, a través de sus órganos de administración, decidan cambiar a dicho agente residente. Los notarios no podrán cerrar las escrituras respectivas sin que conste tal Certificación.

También se ha adiciona un Parágrafo al Artículo 10 de la mencionada Ley 2 de 2011, estableciendo que el agente residente podrá renunciar, en cualquier momento, a la sociedad anónima sin pagar derecho de registro o calificación ante el Registro Público y gastos de Escritura Pública, cuando exprese bajo juramento haber perdido comunicación requerida con los accionistas o cuando no hubiese recibido el pago de sus honorarios como agente residente por tres (3) años consecutivos.

Finalmente, se ha modificado el Artículo 21 de la Ley 47 de 2013 (Custodia de acciones al portador), estableciendo que en los casos en que el propietario de acciones al portador emitidas previamente a la vigencia de dicha Ley no haya entregado en custodia el certificado respectivo, se entenderán cancelados por mandato de la ley los derechos políticos y económicos inherentes a dicha acción.

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